Articolul acesta nu s-ar fi născut niciodată dacă fiica mea adolescentă nu ar fi trecut printr-o incorectă experiență de voluntariat. Mă simt vinovată într-un fel pentru că eu îi povestisem de-a lungul timpului cât de frumos și împlinitor este să te implici în acțiuni de voluntariat, ce prieteni pe viață poți câștiga și cu câte experiențe inedite te întâlnești. Din păcate, doar partea cu experiența inedită a trăit-o de această dată…
Dar să continuăm cu STUDIU DE CAZ One World Romania ediția a 16-a
Notă: intenția mea nu este să arunc o lumină neplăcută asupra unui festival social și a altor zeci de oameni ce și-au făcut treaba cu seriozitate și pasiune. Dar nici nu cred că trebuie să trecem cu vederea și ce anume nu a mers bine, mai ales când lucrezi cu voluntari minori.
Specific, mă voi referi doar la secțiunea Foto/video a grupului de voluntari și nu consider relevant să fac public numele celui ce ar fi trebuit să coordoneze activitățile, nici nu știu dacă cineva i-a spus clar care sunt atribuțiile lui complete. Așa că voi pleca de la premisa că acest coordonator de voluntari nu are noțiuni minime de project management, nu are noțiuni psihopedagogice necesare în interacțiunea cu elevii până în 18 ani și nici experiența în coordonarea grupurilor mari de oameni.
Partea gravă este că acești coordonatori nu știu că un voluntar nu este un angajat!
Atunci când s-a făcut selecția voluntarilor pentru secțiunea Foto/video, nu s-a specificat nici în scris și nici verbal ce aparatură este obligatoriu să fie deținută de către voluntari și ce caracteristici tehnice trebuie să aibă.
Era responsabilitatea coordonatorului de grup să comunice acest criteriu eliminatoriu. Nu a făcut-o.
În ziua când voluntarii s-au prezentat în locații să înceapă să lucreze, în foarte scurt timp coordonatorul de grup a început să comunice pe grupul de Whatsapp într-un mod incorect, mirându-se că nu are toată lumea cameră foto/video și cum îndrăznesc să se prezinte așa. Le-a cerut tuturor voluntarilor care nu au cameră foto să se oprească din ce fac și să plece.
Adică i-a concediat ca pe niște zilieri fără contract de muncă.
Mai mult de atât: în momentul în care voluntarii au cerut îndrumare, specificând fiecare ce aparatură deține și întrebând dacă pot continua sau nu, nu li s-a răspuns nimic. Desconsiderare totală, atât la adresa minorilor cât și a studenților adulți.
Aici putem bifa lipsa de profesionalism, lipsa asumării responsabilității de către coordonator, aruncarea responsabilității asupra membrilor echipei. Atributele unui manager slab ce nu are ce căuta în poziția de lider.
Mai mult chiar, în momentul în care lucrezi cu voluntari minori ai obligația morală să le fii exemplu și mentor. Aflați la prima lor experiență de voluntariat, așa cum ai fost și tu mulți ani în urmă, merită mai mult decât un lider toxic și abuziv. Nici pe ei nu îi interesează că tu ești obosit și suprasolicitat, împreună v-ați asumat această experiență și ei se așteaptă să îi ghidezi.
Toate aceste lucruri le-am trecut inițial cu vederea până în momentul în care copiii au rugat frumos să li se elibereze diplomele de voluntariat pentru restul activităților în care au fost implicați: lipire afișe, distribuire de materiale promoționale în instituțiile statului unde au fost trimiși, informare și coordonare invitați. Nu li s-a răspuns unora dintre ei, alții au fost informați că nu au fost prezenți cu toate că au fost.
Deci bifăm haos la coordonarea voluntarilor și rea voință.
Aici a fost momentul în care m-am supărat și am rugat în mod public, pe Facebook, Instagram și LinkedIn să se rezolve problema.
Și, ghiciți ce s-a întâmplat! A început învinovățirea, beștelirea în stil comunist pe grupurile interne de WhatsApp. Pe Facebook mi s-a răspuns că a fost identificat copilul meu (cine le-a permis să identifice copilul meu dacă eu nu am furnizat public informația?), pe Instagram 2-3 coordonatori de voluntari (tot minori 17 ani) au început asaltul mesajelor în care se descria cât de perfect a fost totul, organizarea, mâncarea pentru voluntari iar dacă ceva nu a fost bine „sigur are voluntarul o problemă ce nu are legătură cu festivalul”.
Urmăream tirada mesajelor și mă izbea o realitate crudă: tinerii aceștia (coordonatorii de 17-23 de ani) sunt produsul unui sistem de învățământ viciat: incapabili să se autoevalueze, incapabili să își asume responsabilitatea unui lucru ce nu a mers bine, agresivi ca un cadru didactic ce nu își stăpânește meseria și clasa, aruncând vina pe cei mai slabi sau mai mici ce nu și-au dezvoltat încă mecanisme de apărare.
Aș fi rezistat în preajma lor dacă aș fi avut 15 ani? În niciun caz. Mi-aș fi dorit doar să fug cât mai departe.
Așa că, dragi coordonatori de voluntari: pe planeta project managementului noi căutăm lideri empatici, asertivi, proactivi, capabili de asumarea responsabilității, de protejarea echipei și nu de învinovățirea acesteia la cea mai mică greșeală. Când echipa eșuează, responsabilitatea este a liderului!
Dragă One World Romania Association, iți propun sa trimiți formulare de feedback voluntarilor tăi, s-ar putea să afli lucruri interesante care să te ajute pe viitor. Cât despre fiica mea, bazat pe ce s-a întâmplat, încă nu știe dacă va mai repeta experiența aceasta cu voi… sorry but not sorry.
English version
Volunteering – can’t wait to do it again or never again?
This article would never have been written if my teenage daughter had not gone through a bad volunteering experience. I feel guilty in a way because I had told her how beautiful and fulfilling it is to get involved in volunteering, how many lifelong friends you can make and how many unique experiences you can have. Unfortunately, this time she only experienced the part about the unique experience…
But let’s continue with a CASE STUDY of the 16th edition of One World Romania.
Note: My intention is not to shed an unpleasant light on a social festival and the dozens of other people who did their job with seriousness and passion. But I don’t think we should overlook what went wrong, especially when working with minor volunteers.
Specifically, I will only refer to the Photo/Video section of the volunteer group and I don’t consider it relevant to disclose the name of the person who was supposed to coordinate the activities. I also don’t know if anyone clearly explained his complete duties to him. So, I will assume that this volunteer coordinator has no basic knowledge of project management, lacks the necessary psycho-pedagogical skills for interacting with students under 18, and has no experience in coordinating large groups of people.
The serious part is that these coordinators don’t know that a volunteer is not an employee!
When selecting volunteers for the Photo/Video section, it was not specified in writing or verbally which equipment volunteers must have and what technical characteristics it should have. It was the group coordinator’s responsibility to communicate this eliminatory criterion, but he failed to do so.
On the day when volunteers showed up at locations to start working, the group coordinator began communicating inappropriately on the WhatsApp group, wondering why not everyone had a camera, and how dare they show up without one. He asked all volunteers without a camera to stop what they were doing and leave. In other words, he fired them as if they were daily-wage workers without a work contract.
Furthermore, when the volunteers asked for guidance, specifying each one what equipment they have and asking whether they can continue or not, they received no response. This shows a total disregard for both minors and adult students. Here we can mark the lack of professionalism, the lack of responsibility assumed by the coordinator, and the shifting of responsibility onto team members. These are the attributes of a weak manager who has no place in a leadership position.
Moreover, when working with minor volunteers, you have a moral obligation to be an example and a mentor to them. At their first volunteering experience, just as you were many years ago, they deserve more than a toxic and abusive leader. They are not interested in your tiredness or overwork; you both have taken on this experience together, and they expect you to guide them.
Initially, I overlooked all of these things until the children politely requested to be given their volunteer certificates for the other activities they were involved in, such as posting flyers, distributing promotional materials in government institutions where they were sent, informing and coordinating guests. Some of them received no response, and others were told that they were not present, even though they were.
Therefore, we can mark chaos in volunteer coordination and ill-will.
This was the moment when I became upset and publicly asked on Facebook, Instagram, and LinkedIn to solve the problem.
And guess what happened! The blaming and shouting in a communist style began on the internal WhatsApp groups. On Facebook, they replied that my child was identified (who allowed them to identify my child if I did not publicly provide the information?), on Instagram, 2-3 volunteer coordinators (all minors aged 17) started bombarding messages describing how perfect everything was, the organization, food for volunteers, and if something went wrong “surely the volunteer has a problem that has nothing to do with the festival”.
I followed the tirade of messages, and a harsh reality struck me: these children (the 17-23-year-old coordinators) are the product of a flawed education system: incapable of self-evaluation, unable to take responsibility for something that didn’t go well, aggressive like a teacher who cannot control their classroom, blaming the weaker or smaller ones who have not yet developed defense mechanisms. Would I have resisted being around them when I was 15? Definitely not. I would have just wanted to run away as far as possible.
So, dear volunteer coordinators: in the world of project management, we seek empathetic, assertive, proactive leaders who are capable of taking responsibility, protecting the team, and not blaming them for the slightest mistake.
When the team fails, the responsibility lies with the leader!
Dear One World Romania, why don’t you send feedback forms to your volunteers? You might learn some interesting things that could help you in the future.
As for my daughter, based on what happened, she still doesn’t know if she will repeat this experience with you… sorry but not sorry.